Procesos para planear la programación de proyectos.

Planificación y programación de proyectos

En términos generales, Planificar un proyecto consiste en definir los objetivos, el trabajo a realizar, los recursos disponibles, el plazo y el presupuesto. Más concretamente, en la fase de planificación debemos:

1.    Definir el proyecto, especificando los objetivos, recursos disponibles, tiempo necesario y presupuesto general.

2.    Dividir el trabajo (fases, departamentos, servicios.

3.    Dividir el trabajo en actividades o tareas.

4.    Representar el diagrama de descomposición del trabajo adecuado.

5.    Establecer las relaciones de precedencia entre actividades.

6.    Estimar la duración de las actividades determinando los recursos implicados y estimando las necesidades de éstos por parte de las actividades.

Por otra parte, programar es establecer un calendario de ejecución del proyecto. Por tanto, una buena programación debe tener en cuenta tiempos, recursos y costes.

Objetivos y ámbito del proyecto

La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos los términos de referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los objetivos, el ámbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hipótesis, roles y responsabilidades.

Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la organización es que los objetivos del proyecto estén en perfecta conexión con los de aquella y además que se hagan explícitos. En síntesis podemos decir que las principales razones para el establecimiento de objetivos son:

· Proporcionar una dirección

· Enfocar los resultados

· Permitir que se lleven a cabo los planes

· Priorizar y organizar el trabajo

· Motivar al personal

· Comunicar el propósito del proyecto

· Permitir que se reconozca el éxito

 En general, los objetivos deben ser:

· Coherentes y alineados con los objetivos de la organización

· Alcanzables

· Consistentes

· Fáciles de entender

· Pocos en número

El éxito en las funciones de planificación y control depende de la correcta definición del ámbito del proyecto y el diagrama de descomposición del trabajo puede ser una herramienta muy útil en este sentido. Este diagrama es similar a un diagrama de organización. La parte superior del diagrama representa el proyecto, que es subdividido en elementos más pequeños en el siguiente nivel, hasta que en el nivel inferior aparecen los paquetes de trabajo. Podemos decir que el diagrama de descomposición del trabajo es un prerrequisito, que une el proyecto a nivel global con el método del camino crítico. Este método requiere una completa lista de las actividades del proyecto, que pueden ser desarrolladas a partir de los paquetes de trabajo.                                                                         El diagrama de descomposición del trabajo deberá poner de manifiesto el ámbito del proyecto y la responsabilidad de cada paquete de trabajo. El diseño del diagrama debe contemplar un balance adecuado entre las distintas disciplinas y localizaciones del proyecto. No hay estructuras que sean mejores que otras, algunas pueden ser adecuadas para unos ámbitos y malas para otros. La construcción del diagrama es similar a un gráfico de organización en el que cada nivel sucesivo representa una subdivisión del nivel superior. Cada elemento del diagrama debe identificarse con una breve descripción. . En cuanto al número de niveles adecuado a establecer el diagrama lo normal son tres o cuatro, aunque se pueden hacer los que se estimen oportuno. La figura 2.1 representa el proyecto de realización de una encuesta. Cada paquete de trabajo puede ser dividido, si es necesario, en una lista completa de actividades o tareas. Estas actividades son las que aparecerán en el Diagrama de Precedencias del proyecto.                                                                                               En general, existen otras formas de diseñar el diagrama de descomposición del trabajo como la subdivisión del proyecto en fases, localización, por centro de coste, departamentos, productos o cualquier otro concepto que la empresa utilice para agrupar costes o actividades. Los nodos del diagrama suelen numerarse de forma que los diferentes nodos que nacen en un nodo común, heredan de este los dígitos y añaden uno más, diferente para cada uno.

Actividades o tareas del proyecto

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

· Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste

· Tener un producto final como resultado

· Tener un comienzo y un fin claro

· Ser responsabilidad de una sola persona

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:

· Descripción de la tarea

· Inputs o precondiciones necesarios

· Requerimientos de recursos con costes

· Tiempo estimado                                                                                                                                                                       
Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas clave o hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:

· Proporcionar una medida del progreso del proyecto

· Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto

· Enfocar la atención sobre los resultados

Asignación de duraciones a las actividades                                                                                                                                          

Una vez que tenemos el proyecto dividido en actividades debemos asignar una duración a las mismas. En general, la asignación de tiempos se hará basándonos en datos históricos. Es muy importante que todas las personas implicadas en la estimación de la duración de las actividades -entre las que deben estar las que harán el trabajo- conozcan los objetivos de tiempo, coste y calidad del proyecto, lo que implica realmente la tarea y qué es lo que debe dar como resultado.